Une assistante virtuelle est une professionnelle qui prend en charge, à distance, une partie du travail de votre entreprise : e-mails, service client, agenda, relances, tâches administratives ou prospection. Elle travaille sur vos outils et à vos horaires, sans être salariée chez vous. Chez Wepeps, nous faisons ce métier depuis 2012. Voici ce qu’il faut savoir avant de lui confier une partie de vos journées.
Une définition simple
« Virtuelle » ne veut pas dire robot. Une assistante virtuelle est une vraie personne, qui travaille depuis un autre lieu que vos bureaux. Elle se connecte à votre boîte e-mail, à votre CRM ou à votre boutique en ligne avec les accès que vous lui donnez, et elle avance sur les tâches que vous lui confiez.
Il ne faut pas la confondre avec les assistants vocaux ou les robots conversationnels. Une assistante virtuelle comprend un client mécontent, adapte son ton, prend une décision simple et vous prévient quand un sujet doit remonter jusqu’à vous.
Ce qu’une assistante virtuelle peut faire pour vous
Elle prend tout ce qui se répète et qui vous éloigne de votre métier. Mais pas seulement : avec un cadre clair, une assistante expérimentée pilote aussi des tâches plus complexes, propres à votre activité. Voici ce que nos clients nous confient le plus souvent.
Le service client
- Répondre aux e-mails et au chat
- Suivre les commandes et les livraisons
- Gérer les retours, les remboursements et les réclamations
- Répondre aux avis et aux commentaires
Les tâches administratives
- Trier et traiter votre boîte e-mail
- Gérer votre agenda et vos rendez-vous
- Envoyer les factures et relancer les paiements
- Tenir à jour votre CRM et vos tableaux
La prospection
- Rechercher des prospects qui correspondent à votre cible
- Prospecter sur LinkedIn et par téléphone
- Fixer des rendez-vous qualifiés dans votre agenda
Le rôle de bras droit opérationnel
C’est là que l’assistante va le plus loin. Elle ne se contente pas d’exécuter : elle suit, elle relance, elle vous alerte. Vous avez une personne qui tient l’opérationnel pendant que vous avancez sur le reste.
- Coordonner vos projets, vos équipes et vos prestataires
- Suivre vos dossiers clients du premier contact à la livraison
- Suivre les délais et relancer les devis
- Gérer le back-office : commandes, fournisseurs, factures
- Préparer votre reporting de la semaine : chiffres, avancement, points bloqués
- Contrôler les livrables avant qu’ils partent chez le client
- Mettre vos procédures par écrit, pour que rien ne dépende d’une seule personne
Ce qu’elle ne remplace pas : votre expertise. Vous gardez les décisions, la relation avec vos meilleurs clients et votre cœur de métier. Elle s’occupe de tout ce qui gravite autour. Pour aller plus loin, voyez nos pages service client, prospection et rendez-vous qualifiés et bras droit opérationnel.
Les 3 façons de travailler avec une assistante virtuelle
Une assistante indépendante. Elle travaille seule, à son compte. C’est souple, mais vous la recrutez, vous la formez et vous gérez son planning. Si elle tombe malade ou part en vacances, le travail s’arrête.
Une plateforme de mise en relation. Le choix de profils est large et vous pouvez changer facilement. En revanche, le recrutement, la formation et le suivi restent à votre charge.
Une agence en service géré. L’agence recrute, forme et encadre l’assistante, et la remplace si elle est absente. Vous confiez une mission, pas une personne à manager, pour un prix fixe mensuel. C’est le modèle de Wepeps.
Vous hésitez entre plusieurs agences ? Notre guide Agence d’assistantes virtuelles à Madagascar : comment bien choisir liste les questions à poser avant de signer.
Comment ça se passe au quotidien
Avec une agence en service géré comme Wepeps, tout se cale en quatre temps :
- Un appel découverte de 30 minutes, gratuit, pour comprendre ce que vous voulez déléguer.
- Le cadrage de la mission : les tâches, vos outils, vos horaires, vos règles.
- La formation de l’assistante à votre façon de travailler, puis le démarrage, 7 jours après votre accord.
- Le suivi : un point écrit chaque vendredi sur ce qui est fait, ce qui avance et ce qui bloque, et un échange de 20 minutes une fois par mois.
Le déroulé complet est sur notre page Comment ça marche.
À distance, est-ce que ça marche vraiment ?
Oui, à deux conditions : une langue bien maîtrisée et des horaires compatibles. Nos assistantes travaillent depuis Antananarivo, à Madagascar, où le français est une langue officielle avec le malgache. Antananarivo n’a que 2 heures d’avance sur Paris en hiver et 1 heure en été : votre journée de bureau tombe en plein dans la leur. Pour les entreprises du Québec, l’équipe s’organise sur vos heures d’ouverture.
Nous expliquons tout cela en détail dans notre article Assistante virtuelle francophone à Madagascar : comment ça marche, et sur notre page adjointe virtuelle au Québec.
Questions fréquentes
Non. C’est une vraie personne, qui travaille à distance. « Virtuelle » veut seulement dire qu’elle n’est pas dans vos locaux.
Pas avec une agence en service géré. Vous signez un contrat de prestation de services : l’assistante reste salariée de l’agence, qui gère le recrutement, la paie et les absences.
Chez Wepeps, 7 jours entre votre accord et le démarrage, cadrage de la mission et formation de l’assistante compris.
Non. Vous pouvez commencer à mi-temps, ou confier une mission ponctuelle pour un pic d’activité. Le volume s’ajuste ensuite à vos besoins.
Cela dépend du volume et des tâches confiées. Chez Wepeps, c’est un prix fixe mensuel, calculé avec vous pendant l’appel découverte, sans engagement de durée.
Parlons de ce que vous pourriez déléguer
En 30 minutes, nous faisons le point avec vous sur les tâches qui vous prennent le plus de temps. Vous repartez en sachant ce qu’une assistante virtuelle peut prendre en charge chez vous, et par où commencer.