Un chef de projet externalisé pour votre agence web.
Récupérer les contenus des clients, suivre les retours sur les maquettes, envoyer les reportings, relancer les factures : une chef de projet dédiée s’occupe de tout ce qui entoure la production. Une équipe la soutient. Vous vendez et vous produisez. Nous faisons le reste.
Quand tout passe par vous, tout attend
Un client qui n’envoie pas ses textes. Une maquette qui attend une validation. Une facture qui ne part pas. Dans une petite agence, un projet s’arrête dès que vous n’avez plus le temps de relancer. Alors vous coordonnez tout vous-même, le soir, au lieu de vendre et de produire.
Recruter un chef de projet coûte cher pour une agence de votre taille. Il existe une solution plus simple : l’externaliser.
Ce que nous prenons en charge, du quotidien au pilotage
Vous choisissez ce que vous nous confiez : une partie, ou tout. Tout le détail est sur la page bras droit opérationnel.
Les tâches du quotidien
- Mettre à jour les contenus des sites de vos clients
- Préparer et envoyer les reportings mensuels
- Tenir à jour le planning des projets
- Intégrer vos articles dans WordPress et publier les contenus que vous fournissez
Les tâches qui vous prennent du temps
- Relancer vos clients pour obtenir contenus, accès et validations
- Faire le lien avec vos développeurs et graphistes sur les retours de maquettes
- Préparer les factures, suivre les impayés et relancer les paiements
Le pilotage de vos projets
- Coordonner vos projets du début à la fin, et vous alerter dès que l'un d'eux prend du retard
- Accueillir vos nouveaux clients : e-mails, formulaires, dossiers
- Tenir à jour les tableaux de bord clients et les suivis internes
- Rédiger vos procédures internes au fur et à mesure
Et des rendez-vous avec vos futurs clients
Nous pouvons aussi remplir votre agenda. Nous contactons pour vous des dirigeants qui ont un projet de site ou de visibilité en ligne. Avant chaque rendez-vous, nous vérifions leur besoin et leur échéance. Vous menez l’échange, et vous signez.
Nous le faisons déjà pour un cabinet de conseil en financement public : nous gérons le LinkedIn de ses deux fondateurs et leur prospection.
Déjà au travail pour des agences
Une agence qui apporte des clients aux couvreurs
Avec le fondateur, nous avons tout construit : l’accueil de chaque nouveau couvreur, son installation sur les outils de l’agence (GoHighLevel, HotProspector), puis la préparation et le lancement de ses campagnes publicitaires, vidéos et audios compris.
Chaque jour, nous suivons les dépenses et les résultats des campagnes. Nous gérons aussi toute la relation avec les clients de l’agence.
Une agence de marketing digital
Notre assistante est le premier renfort du fondateur. Elle accueille les nouveaux clients (e-mails, formulaires, dossiers), tient à jour les tableaux de bord et les suivis internes, organise les réunions et rédige les procédures au fil des besoins.
Elle fait aussi les mises à jour courantes dans les outils publicitaires. La stratégie reste entre les mains de l’agence.
Un entrepreneur du digital qui mène plusieurs projets clients
Notre assistante tient à jour ses fiches clients et ses procédures dans Notion. Elle prépare les factures, relance les paiements et suit l’avancement des projets web.
Elle rédige les points d’étape envoyés aux clients et organise les rendez-vous de suivi. Elle intègre aussi les articles dans WordPress et publie sur les réseaux sociaux les contenus qu’il lui fournit.
Trois clients, trois façons de travailler, un même principe : le dirigeant délègue, nous faisons le reste.
Nous ne produisons pas vos sites. Nous gérons tout le reste.
Wepeps n’est pas un sous-traitant en marque blanche. Ce qui fait la valeur de votre agence reste chez vous :
La création de vos sites : design et développement.
La stratégie que vous proposez à vos clients.
La vente et la signature de vos contrats.
Nous coordonnons, nous relançons, nous suivons. Vous produisez et vous décidez.
Une chef de projet dédiée, et toute une équipe derrière elle
Confier vos projets à un chef de projet freelance qui travaille seul, c’est risqué : s’il est absent, débordé ou s’il s’en va, tout s’arrête.
Avec Wepeps, votre chef de projet est dédiée à votre agence, formée à vos outils et encadrée chaque jour. Si elle est absente, nous la remplaçons. Vous n’avez personne à manager : c’est le principe du service géré.
Nous sommes une équipe francophone installée à Antananarivo, à Madagascar, depuis 2012. Découvrir qui nous sommes
Sept jours entre votre feu vert et le démarrage
Nous échangeons. Un appel découverte gratuit de 30 minutes : vous nous parlez de votre agence et de ce qui vous pèse.
Nous cadrons la mission. Les tâches, vos outils, vos clients, vos règles.
Nous formons votre chef de projet. À votre agence, à vos méthodes et à vos outils.
Elle démarre. Nous faisons un point régulier pour ajuster.
Ce qui nous rend fiables
formée et
opérationnelle
engagement
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un chef de projet externalisé pour une agence web ?
C’est une personne qui coordonne vos projets clients sans être salariée de votre agence. Elle récupère les contenus et les validations, fait le lien avec vos développeurs et graphistes, tient le planning, envoie les reportings et relance les factures. Chez Wepeps, elle est dédiée à votre agence et soutenue par une équipe, pour un prix fixe.
Faites-vous de la sous-traitance en marque blanche ?
Non. Nous ne créons ni sites, ni maquettes, ni campagnes de référencement à votre place. Nous nous occupons de tout ce qui entoure la production : coordination, relances, reportings, facturation, accueil de vos nouveaux clients.
Votre chef de projet peut-elle parler à nos clients ?
Oui, en votre nom et selon vos règles : relances, accueil des nouveaux clients, suivi des projets. La relation commerciale reste entre vos mains.
Sur quels outils travaillez-vous ?
Nos assistantes utilisent déjà au quotidien Notion, WordPress, GoHighLevel et les outils publicitaires de nos clients. Si vous en utilisez d’autres, nous nous formons dessus pendant la mise en place.
Pouvez-vous aussi nous trouver des clients ?
Oui. Nous contactons pour vous des dirigeants qui ont un projet de site ou de visibilité en ligne, et nous fixons le rendez-vous dans votre agenda. Vous menez l’échange et vous signez.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Sept jours entre votre feu vert et le démarrage, cadrage et formation compris.
Que se passe-t-il si ma chef de projet est absente ?
Nous la remplaçons. Vos projets continuent : c’est l’avantage d’une équipe sur une personne seule.
Combien coûte le service ?
Un prix fixe, validé avant le démarrage, selon le volume et le périmètre de votre mission. Nous le calculons avec vous pendant l’appel découverte, sans engagement.
Vous faites votre métier. Nous faisons le reste.
En trente minutes, nous faisons le point sur ce que votre agence pourrait déléguer. Vous repartez en sachant ce qui peut être pris en charge, et par où commencer.