Externalisez la gestion administrative de votre organisme de formation.
Convocations, émargements, dossiers des apprenants, dossiers de financement, relances : nous prenons en charge l’administratif de vos formations. Votre assistante dédiée connaît vos outils et les règles de votre secteur. Vous retrouvez du temps pour l’essentiel : vos stagiaires et votre pédagogie.
L'administratif grignote le temps de la pédagogie
Chaque session de formation, ce sont des documents à produire, à envoyer, à relancer et à archiver. Une convocation oubliée, une feuille d’émargement manquante, un dossier de financement incomplet : un paiement se bloque, ou une preuve manque le jour de l’audit. Alors vous vous y remettez le soir, entre deux sessions.
Recruter une assistante à temps plein coûte cher pour une petite structure. Tout faire vous-même freine votre développement. Il existe une solution plus simple.
Ce que nous prenons en charge, avant, pendant et après vos sessions
Nous suivons le parcours de vos stagiaires à chaque étape. Vous choisissez ce que vous nous confiez : une partie, ou tout.
Avant la formation
- Constituer un dossier complet pour chaque apprenant
- Monter et suivre les dossiers de prise en charge et de financement (OPCO, CPF)
- Organiser les plannings des apprenants, des formateurs et des salles
- Envoyer les convocations
Pendant la formation
- Gérer les feuilles d'émargement
- Mettre en forme vos supports de formation
- Coordonner vos sessions du début à la fin
Après la formation
- Préparer les bilans demandés après chaque session
- Vérifier que chaque dossier est complet et conforme
- Préparer les preuves pour vos audits Qualiopi
Au quotidien
- Mettre à jour vos sessions et vos offres sur EDOF
- Tenir à jour votre logiciel de gestion, comme Digiforma
- Relancer par e-mail et par téléphone
Qualiopi : des preuves prêtes, pas une course la veille de l'audit
Nos assistantes connaissent le référentiel Qualiopi. Elles ont déjà préparé des dossiers de preuves pour des audits initiaux, de surveillance et de renouvellement. Concrètement, chaque document est produit, daté et rangé au bon endroit, au fil des sessions. Le jour de l’audit, vous n’avez rien à reconstituer.
L’audit reste une démarche entre vous et votre certificateur. Notre rôle : que vos preuves soient à jour et faciles à retrouver.
Nous travaillons dans vos outils, pas à côté
Nos assistantes travaillent sur les outils que vous utilisez déjà, comme Digiforma pour la gestion de vos formations et EDOF pour vos offres CPF. Si vous utilisez un autre logiciel, nous nous formons dessus pendant la mise en place. Vous ne changez rien à votre organisation : c’est à nous de nous adapter.
Ce qui reste entre vos mains
La pédagogie, le contenu de vos formations et l’animation des sessions.
La comptabilité officielle et les déclarations fiscales, qui restent chez votre expert-comptable.
L’audit Qualiopi lui-même, qui se déroule entre vous et votre certificateur.
Nous préparons, nous suivons, nous relançons. Vous décidez et vous signez.
Une assistante dédiée, et toute une équipe derrière elle
Confier l’administratif de vos formations à une personne qui travaille seule, c’est risqué : si elle est absente, débordée ou si elle s’en va, tout s’arrête.
Avec Wepeps, votre assistante est dédiée à votre organisme et encadrée chaque jour. Si elle est absente, nous la remplaçons. Vous n’avez personne à manager : c’est le principe du service géré.
Nous sommes une équipe francophone installée à Antananarivo, à Madagascar, depuis 2012. Découvrir qui nous sommes
Sept jours entre votre feu vert et le démarrage
Nous échangeons. Un appel découverte gratuit de 30 minutes : vous nous présentez votre organisme et ce qui vous pèse.
Nous cadrons la mission. Les tâches, vos outils, vos modèles de documents, vos règles.
Nous formons votre assistante. À votre organisme et à vos outils.
Elle démarre. Nous faisons un point régulier pour ajuster.
Ce qui nous rend fiables
formée et
opérationnelle
engagement
Questions fréquentes
Quelles tâches une assistante peut-elle prendre en charge dans un organisme de formation ?
Tout l’administratif de vos sessions : dossiers des apprenants, convocations, émargements, plannings, dossiers de prise en charge et de financement (OPCO, CPF), bilans de fin de session, relances. Vous choisissez ce que vous lui confiez lors du cadrage.
Pouvez-vous nous aider à préparer un audit Qualiopi ?
Oui, pour la partie documentaire. Nos assistantes ont déjà préparé des dossiers de preuves pour des audits initiaux, de surveillance et de renouvellement. L’audit lui-même se déroule entre vous et votre certificateur.
Travaillez-vous sur Digiforma et EDOF ?
Oui. Nos assistantes utilisent ces outils. Si vous travaillez sur un autre logiciel de gestion, nous nous formons dessus pendant la mise en place.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Sept jours entre votre feu vert et le démarrage, cadrage et formation de l’assistante compris.
Que se passe-t-il si mon assistante est absente ?
Nous la remplaçons. Votre mission continue : c’est l’avantage d’une équipe sur une personne seule.
Combien coûte le service ?
Un prix fixe, validé avant le démarrage, selon le volume et le périmètre de votre mission. Nous le calculons avec vous pendant l’appel découverte, sans engagement.
Vous faites votre métier. Nous faisons le reste.
En trente minutes, nous faisons le point sur l’administratif de votre organisme de formation. Vous repartez en sachant ce qui peut être délégué, et par où commencer.