Externalisez la gestion administrative de votre organisme de formation.
Convocations, émargements, dossiers apprenants, dossiers de financement, relances : nous prenons en charge l’administratif de vos formations, avec une assistante dédiée qui connaît vos outils et votre cadre réglementaire. Vous revenez à ce qui compte vraiment : vos stagiaires et votre pédagogie.
L'administratif grignote le temps de la pédagogie
Chaque session de formation, c’est une chaîne de documents à produire, à envoyer, à relancer et à archiver. Une convocation oubliée, un émargement manquant ou un dossier de financement incomplet, et c’est un paiement qui se bloque ou une preuve qui manque le jour de l’audit. Alors vous vous y remettez le soir, entre deux sessions.
Recruter une assistante à temps plein pèse lourd pour une petite structure. Tout garder pour vous freine votre développement. Il existe une voie plus simple.
Ce que nous prenons en charge, avant, pendant et après vos sessions
Nous suivons le parcours de vos stagiaires étape par étape. Vous choisissez ce que vous déléguez : une partie, ou tout.
Avant la formation
- Constitution des dossiers apprenants complets
- Montage et suivi des dossiers de prise en charge et de financement (OPCO, CPF)
- Plannings des apprenants, des formateurs et des salles
- Envoi des convocations
Pendant la formation
- Gestion des feuilles d'émargement
- Mise en forme de vos supports de formation
- Coordination de vos sessions de A à Z
Après la formation
- Préparation des bilans exigés après chaque session
- Suivi de la conformité administrative, session après session
- Préparation des preuves pour vos audits Qualiopi
Au quotidien
- Mise à jour de vos sessions et de vos offres sur EDOF
- Tenue à jour de votre logiciel de gestion de formation, comme Digiforma
- Relances par e-mail et par téléphone
Qualiopi : des preuves prêtes, pas une course la veille de l'audit
Nos assistantes connaissent le référentiel Qualiopi. Elles ont déjà préparé des dossiers de preuves pour des audits initiaux, de surveillance et de renouvellement.
Au quotidien, cela veut dire une chose simple : chaque document est produit, daté et rangé au bon endroit, au fil des sessions. Le jour de l’audit, vous n’avez pas à tout reconstituer.
L’audit reste votre démarche et celle de votre certificateur. Notre rôle : que vos preuves soient à jour et faciles à retrouver.
Nous travaillons dans vos outils, pas à côté
Nos assistantes travaillent sur les outils que vous utilisez déjà, comme Digiforma pour la gestion de vos formations et EDOF pour vos offres CPF. Si vous utilisez un autre logiciel, nous nous formons dessus pendant la mise en place.
Vous ne changez rien à votre organisation : c’est à nous de nous y adapter.
Ce qui reste entre vos mains
La pédagogie, le contenu de vos formations et l’animation des sessions.
La comptabilité officielle et les déclarations fiscales, que votre expert-comptable certifie.
L’audit Qualiopi lui-même, qui se passe entre vous et votre certificateur.
Nous préparons, nous suivons, nous relançons. Vous décidez et vous signez.
Une assistante dédiée, et toute une équipe derrière elle
Confier l’administratif de ses formations à une seule personne indépendante, c’est prendre un risque : le jour où elle est absente, surchargée ou s’en va, tout s’arrête.
Avec Wepeps, vous avez une assistante dédiée, formée à votre organisme et encadrée au quotidien. Si elle est absente, nous la remplaçons. Vous n’avez aucun freelance à manager de votre côté : c’est le principe du service géré.
Nous sommes une équipe francophone installée à Antananarivo, à Madagascar, depuis 2012. Découvrir qui nous sommes
Sept jours entre votre feu vert et le démarrage
Nous échangeons. Un appel découverte de 30 minutes, gratuit : vous nous racontez votre organisme et ce qui vous pèse.
Nous cadrons la mission. Les tâches, vos outils, vos modèles de documents, vos règles.
Nous formons votre assistante. Sur votre organisme et sur vos outils.
Elle démarre. Un point régulier permet d’ajuster.
Ce qui nous rend fiables
formée et
opérationnelle
engagement
Questions fréquentes
Quelles tâches une assistante peut-elle prendre en charge dans un organisme de formation ?
Tout l’administratif de vos sessions : dossiers apprenants, convocations, émargements, plannings, dossiers de prise en charge et de financement OPCO et CPF, bilans de fin de session, relances. Vous choisissez le périmètre lors du cadrage.
Pouvez-vous nous aider à préparer un audit Qualiopi ?
Oui, sur la partie documentaire. Nos assistantes ont déjà préparé des dossiers de preuves pour des audits initiaux, de surveillance et de renouvellement. L’audit lui-même reste une démarche entre vous et votre certificateur.
Travaillez-vous sur Digiforma et EDOF ?
Oui. Nos assistantes travaillent sur ces outils. Si vous utilisez un autre logiciel de gestion, nous nous formons dessus pendant la mise en place.
Combien de temps faut-il pour démarrer ?
Sept jours entre votre feu vert et le démarrage, cadrage et formation de l’assistante compris.
Que se passe-t-il si mon assistante est absente ?
Nous la remplaçons. Votre mission ne s’arrête pas : c’est l’avantage d’une équipe par rapport à une personne seule.
Combien coûte le service ?
Un prix fixe, validé avant le démarrage, calculé selon le volume et le périmètre de votre mission. Nous le chiffrons avec vous pendant l’appel découverte, sans engagement.
Vous faites votre métier. Nous faisons le reste.
Trente minutes pour faire le point sur l’administratif de votre organisme de formation. Vous repartez avec une vision claire de ce qui peut être délégué, et par où commencer.