Une assistante virtuelle francophone à Madagascar est une professionnelle qui travaille pour votre entreprise depuis Antananarivo, en français, sur vos outils et à vos horaires, pendant que l’agence qui l’emploie la forme, l’encadre et la remplace si besoin. Chez Wepeps, nous faisons ce métier depuis 2012. Voici, simplement, comment cela se passe.
Pourquoi choisir une assistante virtuelle francophone à Madagascar
Le français fait partie du quotidien
À Madagascar, le français n’est pas une langue apprise pour l’export. C’est l’une des deux langues officielles du pays, avec le malgache (Constitution de 2010, article 4). Par ailleurs, le français est présent à l’école, dans l’administration et dans la vie professionnelle.
Concrètement, pour vous, cela veut dire des e-mails écrits dans un français correct, un ton qui respecte vos habitudes et une compréhension fine de vos clients, qu’ils soient à Paris, à Bruxelles, à Genève ou à Montréal.
Un décalage horaire qui joue en votre faveur
Antananarivo vit à l’heure UTC+3, toute l’année, sans changement d’heure.
- Depuis la France, la Belgique ou la Suisse : 2 heures d’avance en hiver, 1 heure en été. Autrement dit, une journée de bureau à Paris tombe en plein dans une journée de travail à Antananarivo.
- Depuis le Québec : 8 heures d’avance en hiver, 7 heures en été. Ainsi, votre assistante peut travailler sur vos heures de bureau. Nous fixons les horaires ensemble au démarrage.
Une équipe stable
Wepeps est installée à Antananarivo depuis 2012. De plus, beaucoup de nos assistantes travaillent avec nous depuis des années. Par conséquent, c’est simple : vous n’avez pas à réexpliquer vos outils, votre ton et vos dossiers tous les trois mois.
Comment se passe la collaboration, étape par étape
Le détail de notre méthode est sur la page Comment ça marche. En résumé, il faut 7 jours entre votre accord et le premier jour de travail.
1. Un appel découverte de 30 minutes
Vous décrivez votre activité et les tâches qui vous prennent du temps. Puis nous posons nos questions et nous vous disons franchement si nous pouvons vous aider. Rien à préparer, sinon la liste de ce qui vous pèse.
2. Le cadrage de la mission
Nous définissons ensemble les tâches, le ton, les outils, les règles et les moments où l’assistante doit revenir vers vous. C’est d’ailleurs à cette étape que nous pouvons signer un accord de confidentialité.
3. La formation et le lancement
Ensuite, nous formons votre assistante sur vos process et vos outils. Nous mettons en place les accès et le canal de communication, puis le travail commence.
4. Le suivi au quotidien
Une référente Wepeps reste disponible chaque jour ouvré, sur Slack, WhatsApp ou le canal que vous utilisez déjà. Enfin, nous répondons de la qualité du travail.
Service géré : ce qui change par rapport à une embauche ou un freelance
Avec un freelance, vous recrutez, vous formez, vous contrôlez et, s’il part, vous recommencez. De même, si vous embauchez, vous gérez en plus le contrat, le planning et les absences.
En revanche, avec un service géré, ce travail reste chez nous :
- Wepeps est l’employeur : vous ne gérez ni contrat de travail, ni planning, ni congés.
- Une superviseuse encadre la mission : elle vérifie la qualité et corrige avec l’assistante.
- La continuité est assurée : si votre assistante est absente, une autre personne de l’équipe prend le relais.
- Une seule facture mensuelle, à prix fixe, pour un temps plein ou un mi-temps.
Ainsi, vous gardez la main sur les priorités, et nous gardons la charge de l’organisation.
Quelles tâches confier à une assistante virtuelle francophone à Madagascar
Au total, nous proposons trois services, qui peuvent se combiner.
Le service client e-commerce
Réponses aux e-mails et au chat, suivi des commandes, gestion des retours, mise à jour des fiches clients. De plus, votre assistante répond avec le ton de votre marque. Voir la page Service client.
La prospection et les rendez-vous qualifiés
Préparation de listes de prospects, messages, relances et prise de rendez-vous dans votre agenda. Voir la page Prospection et rendez-vous qualifiés.
Le bras droit opérationnel
Gestion de l’agenda et des e-mails, coordination, back-office, suivi des dossiers, relance des devis. Voir la page Bras droit opérationnel.
Comment choisir la bonne agence
Qui est l’employeur, qui encadre la mission, que se passe-t-il en cas d’absence, comment vos données sont protégées : nous détaillons ces questions dans notre guide Agence d’assistantes virtuelles à Madagascar : comment bien choisir.
Questions fréquentes
Les assistantes de Wepeps parlent-elles vraiment bien français ?
Oui. Le français est une langue officielle à Madagascar et fait partie de la vie professionnelle. C’est pourquoi nos assistantes écrivent à vos clients en français, avec le ton que vous définissez au cadrage.
Quels horaires une assistante à Madagascar peut-elle couvrir ?
Antananarivo a 2 heures d’avance sur Paris en hiver et 1 heure en été, et 8 heures d’avance sur le Québec en hiver. Ensuite, nous fixons ensemble les horaires de votre assistante au démarrage, selon vos besoins.
En combien de temps une assistante peut-elle commencer ?
Il faut 7 jours après votre accord. En effet, notre équipe est déjà formée : il n’y a donc pas de délai de recrutement.
Que se passe-t-il si mon assistante est malade ou en congé ?
Dans ce cas, une autre personne de l’équipe Wepeps prend le relais. Ainsi, la mission continue.
Puis-je rencontrer mon assistante avant de commencer ?
Oui, si vous le souhaitez, par visioconférence avant le démarrage.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Bien sûr, nous les traitons avec soin, et un accord de confidentialité peut être signé dès le cadrage de la mission.
Parlons de vos besoins
Vous voulez savoir si une assistante virtuelle francophone à Madagascar peut vous faire gagner du temps ? Réservez un appel découverte de 30 minutes : nous écoutons, nous posons nos questions et nous vous disons franchement si nous pouvons vous aider.