Pour tenir le choc pendant les fêtes sans recruter, la solution la plus rapide est d’externaliser son service client e-commerce : vous confiez les e-mails, le chat, les retours et le suivi des commandes à une assistante dédiée, formée et encadrée par une agence. Chez Wepeps, elle démarre en 7 jours. Voici comment ça marche, et comment savoir si c’est fait pour vous.
Pourquoi les fêtes saturent le service client
Entre le Black Friday et Noël, les commandes augmentent, et les questions avec : « Où est mon colis ? », « Puis-je changer de taille ? », « Livrez-vous avant le 24 ? ». Pourtant, dans une petite marque, c’est souvent le fondateur ou la fondatrice qui répond le soir, au lieu de s’occuper du stock, des fournisseurs ou de la prochaine collection. Or, une réponse tardive coûte une vente, et parfois un avis négatif.
Externaliser son service client e-commerce : ce que l’assistante prend en charge
- Répondre aux e-mails et au chat, avec vos réponses types et votre ton.
- Suivre les commandes et les livraisons, et prévenir le client en cas de retard.
- Gérer les retours, les échanges et les remboursements, selon vos règles.
- Faire remonter chaque jour ce qui revient souvent : produit défectueux, question sur une taille, transporteur en retard.
- Prendre aussi en charge votre back-office : saisie des commandes, mise à jour des fiches produits, relances fournisseurs.
En pratique, externaliser votre service client e-commerce vous libère des soirées passées dans la boîte mail. Le détail du service est sur la page Service client.
Recruter un saisonnier ou externaliser son service client : la différence
En effet, recruter pour deux mois, c’est publier une annonce, faire passer des entretiens, former, puis gérer le planning et les absences. À l’inverse, avec un service géré, vous ne recrutez personne. L’agence est l’employeur. Ensuite, elle forme l’assistante, l’encadre au quotidien et la remplace si besoin. Enfin, vous payez un prix fixe chaque mois, avec une seule facture.
Démarrer en 7 jours : comment ça se passe chez Wepeps
- Un appel de 30 minutes pour comprendre vos outils, vos volumes et vos règles (retours, remboursements, délais).
- Vous donnez les accès à votre boîte e-mail, à votre chat et à votre boutique. Vous pouvez les retirer à tout moment.
- L’assistante est formée sur vos produits et vos réponses types, avec sa superviseuse.
- Elle démarre, et vous recevez un point régulier sur les demandes traitées.
Les étapes complètes sont sur la page Comment ça marche.
Pourquoi Madagascar
Par ailleurs, Wepeps est une agence installée à Antananarivo depuis 2012. De plus, le français y est une langue officielle, et nos assistantes travaillent pour des entreprises en France, en Belgique, en Suisse et au Québec. Par exemple, en hiver, Madagascar a 2 heures d’avance sur Paris : vos clients trouvent une réponse dès le début de leur matinée. Pour choisir une agence en toute confiance, lisez notre guide Agence d’assistantes virtuelles à Madagascar : comment bien choisir.
Questions fréquentes
L’assistante est-elle une vraie personne ?
Oui. Autrement dit, ce n’est pas un robot : c’est une assistante dédiée à votre marque, qui connaît vos produits.
Peut-on commencer seulement pour les fêtes ?
Oui, il existe des formules à temps plein et à mi-temps. Parlons-en lors d’un appel.
Qui gère l’assistante au quotidien ?
En outre, une superviseuse Wepeps suit son travail et la qualité des réponses.
Et maintenant ?
Ainsi, si vos e-mails clients commencent déjà à s’accumuler, réservez un appel de 30 minutes. Puis nous regardons ensemble ce qui peut être confié, et en combien de temps.